Muziekpraktijk Klank & Co vindt het belangrijk dat zorgvuldig en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoonsgegevens van cliënten, deelnemers en opdrachtgevers.
Binnen onze dienstverlening verwerken wij verschillende persoonsgegevens. Bij muziektherapie en, afhankelijk van de aard van de dienstverlening, muziekbegeleiding kunnen hieronder ook gezondheidsgegevens vallen. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden op grond van de privacywetgeving extra beschermd.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Muziekpraktijk Klank & Co verwerkt, voor welke doeleinden wij dit doen, hoe wij met deze gegevens omgaan en welke rechten u heeft.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via info@klank-co.nl.
Artikel 1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Muziekpraktijk Klank & Co
Kafoepstraat 5
7383 RH Voorst
KvK-nummer: 96735562
E-mail: info@klank-co.nl
Website: www.klank-co.nl
Muziekpraktijk Klank & Co is een vennootschap onder firma van Maaike van Swambagt en Judith ten Hacken.
Binnen de zorgverlening heeft alleen de zorgverlener die voor de betreffende cliënt toegang tot cliëntgegevens nodig heeft toegang tot het betreffende cliëntdossier.
Artikel 2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Muziekpraktijk Klank & Co in het kader van haar dienstverlening.
Klank & Co biedt zowel zorg-gerelateerde als niet-zorg-gerelateerde dienstverlening. Hieronder vallen onder andere:
- muziektherapie;
- muziekbegeleiding;
- muziekles op maat;
- workshops, cursussen en trainingen;
- lezingen en coaching;
- huiskamerconcerten en andere muzikale activiteiten;
- RAAC feestjes
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doel dit gebeurt, is afhankelijk van de dienstverlening waarvan gebruik wordt gemaakt.
Artikel 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening kan Klank & Co onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam;
- adres en woonplaats;
- geboortedatum;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- contactgegevens van ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s);
- gegevens die nodig zijn voor facturatie en administratie;
- correspondentie met de cliënt of opdrachtgever;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.
Bij muziektherapie en muziekbegeleiding
Wanneer dit noodzakelijk is voor de zorgverlening kunnen daarnaast gezondheidsgegevens en andere gegevens over de zorgvraag worden verwerkt, zoals:
- de hulpvraag;
- relevante informatie uit het intakegesprek;
- behandel- of begeleidingsdoelen;
- het behandelplan;
- rapportages over het verloop van de zorgverlening;
- evaluatieverslagen;
- relevante informatie die de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger verstrekt.
We verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Artikel 4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Klank & Co kan persoonsgegevens verwerken voor onder andere de volgende doeleinden:
- het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact;
- het maken en beheren van afspraken;
- het uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten;
- het verlenen van muziektherapie en muziekbegeleiding;
- het vastleggen, volgen en evalueren van zorgverlening;
- het uitvoeren van muzieklessen, workshops, cursussen, coaching en andere dienstverlening;
- het voeren van de financiële administratie;
- facturatie en betalingsverwerking;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, voor zover daarvoor persoonsgegevens mogen en moeten worden verwerkt.
Artikel 5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de verwerking kan dit bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor:
- het uitvoeren van een overeenkomst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- het verlenen van zorg of behandeling;
- een gerechtvaardigd belang, voor zover dit wettelijk is toegestaan;
- een verwerking waarvoor expliciete toestemming noodzakelijk is.
Voor het bijhouden van een zorgdossier is toestemming niet automatisch de grondslag. Wanneer een hulpverlener wettelijk verplicht is gezondheidsgegevens in een dossier op te nemen, hoeft de cliënt volgens de Autoriteit Persoonsgegevens daarvoor geen toestemming te geven. Gezondheidsgegevens mogen onder voorwaarden ook worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om zorg of hulp te verlenen binnen een behandelrelatie of wanneer de verwerking wettelijk is geregeld.
Waar voor een bepaalde verwerking wel toestemming noodzakelijk is, vragen wij deze toestemming afzonderlijk.
Artikel 6. Het cliëntdossier
Voor muziektherapeutische behandeling wordt een cliëntdossier bijgehouden met de gegevens die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige uitvoering en evaluatie van de behandeling.
Afhankelijk van het traject kan het dossier onder andere het behandelplan, relevante informatie uit de intake, sessierapportages, evaluaties en relevante correspondentie bevatten.
Bij muziekbegeleiding wordt alleen die informatie vastgelegd die noodzakelijk is voor de aard en uitvoering van de betreffende begeleiding en voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat.
De behandelend zorgverlener gaat vertrouwelijk om met de informatie in het cliëntdossier.
Artikel 7. Verstrekking van gegevens aan anderen
Klank & Co verstrekt persoonsgegevens niet zomaar aan anderen.
Informatie uit het cliëntdossier wordt alleen met anderen gedeeld wanneer daarvoor een geldige grond bestaat en met inachtneming van de geldende regels over privacy en geheimhouding.
Wanneer voor het verstrekken van informatie toestemming van de cliënt nodig is, wordt deze informatie alleen met de vereiste toestemming verstrekt.
In bepaalde situaties kan verstrekking noodzakelijk of toegestaan zijn op grond van een wettelijke verplichting of andere wettelijke grond.
Bij verstrekking wordt niet meer informatie gedeeld dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.
Artikel 8. Minderjarige cliënten
Bij minderjarige cliënten wordt rekening gehouden met de leeftijd van de minderjarige en met de wettelijke positie van de minderjarige en diens ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s).
Dit geldt onder andere voor:
- toestemming voor behandeling;
- toegang tot het cliëntdossier;
- het verstrekken van informatie;
- het uitoefenen van privacy- en patiëntenrechten.
Daarbij worden de toepasselijke regels uit onder andere de AVG en, waar van toepassing, de WGBO gevolgd.
Artikel 9. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij op grond van wet- of regelgeving een specifieke bewaartermijn geldt.
Voor cliëntdossiers waarop de WGBO van toepassing is, geldt in beginsel een bewaartermijn van 20 jaar vanaf het moment waarop het dossier voor het laatst is gewijzigd. In bijzondere omstandigheden kan een andere of langere bewaartermijn van toepassing zijn.
Voor persoonsgegevens waarop geen specifieke wettelijke bewaartermijn van toepassing is, stelt Klank & Co de bewaartermijn vast aan de hand van het doel waarvoor de informatie wordt verwerkt en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of vernietigd, tenzij een geldige reden bestaat om deze langer te bewaren.
Artikel 10. Beveiliging van persoonsgegevens
Klank & Co neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking of ongewenste verstrekking.
Toegang tot cliëntgegevens is beperkt tot degene(n) die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Artikel 11. Uw rechten
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u verschillende privacyrechten.
Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke wetgeving kunt u onder andere recht hebben op:
- inzage in uw persoonsgegevens;
- een afschrift van uw gegevens;
- correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
- vernietiging of verwijdering van gegevens, voor zover dit wettelijk mogelijk is;
- beperking van bepaalde verwerkingen;
- overdracht van gegevens, voor zover het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- het intrekken van eerder gegeven toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
Een verzoek kan worden gericht aan info@klank-co.nl. Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt, kan Klank & Co bij een verzoek om u te identificeren passende maatregelen nemen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Artikel 12. Geheimhouding
De zorgverlener gaat vertrouwelijk om met informatie die in het kader van de zorgverlening wordt verkregen.
Informatie over een cliënt wordt niet aan derden verstrekt, behalve wanneer:
- de cliënt of diens bevoegde vertegenwoordiger daarvoor de vereiste toestemming heeft gegeven;
- verstrekking noodzakelijk of toegestaan is voor een goede uitvoering van de zorg en daarvoor een geldige grond bestaat;
- een wettelijke verplichting tot verstrekking bestaat;
- of een andere uitzondering op de geheimhoudingsplicht volgens de toepasselijke wet- en regelgeving van toepassing is.
Artikel 13. Datalekken en beveiligingsincidenten
Klank & Co heeft een interne werkwijze voor het omgaan met beveiligingsincidenten en mogelijke datalekken.
Een mogelijk datalek wordt beoordeeld en geregistreerd. Wanneer dit wettelijk noodzakelijk is, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokken personen geïnformeerd.
Artikel 14. Vragen of klachten over privacy
Heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens of bent u van mening dat Klank & Co niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op via info@klank-co.nl.
Wij proberen een vraag of klacht in eerste instantie samen met u op te lossen.
U heeft daarnaast het recht een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 15. Klachten over de zorgverlening
Een klacht over de inhoud of kwaliteit van de zorgverlening is iets anders dan een klacht over de verwerking van persoonsgegevens. Bent u niet tevreden over onze zorgverlening, dan horen wij dit graag. Wij vinden het belangrijk om eventuele zorgen of klachten eerst samen te bespreken en waar mogelijk tot een passende oplossing te komen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen via info@klank-co.nl.
Voor de beoogde zorgverlening door Judith ten Hacken is daarnaast een Wkkgz-regeling via het NIBIG getroffen. Via deze regeling kan gebruik worden gemaakt van een onafhankelijke klachtenfunctionaris en de aangesloten geschilleninstantie.
Voor ondersteuning bij een klacht over de zorgverlening kan contact worden opgenomen met het NIBIG via klachten@nibig.nl.
Wanneer Maaike van Swambagt in de toekomst eveneens zorg gaat verlenen vanuit Muziekpraktijk Klank & Co, worden vooraf de voor haar zorgverlening benodigde Wkkgz-voorzieningen geregeld.
Artikel 16. Wijziging van deze privacyverklaring
Klank & Co kan deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening, werkwijze of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.